Tal como señalamos anteriormente, un formulario es utilizado generalmente para reunir información del usuario que interactúa con él.  Pues bien, a través del siguiente ejemplo veremos como es posible construir en forma muy sencilla un formulario en Excel, solo que en este caso específico no lo orientaremos a recolectar información, sino que más bien para ofrecer información a los clientes de una determinada empresa.

Formulario para realizar cotizaciones

    Tomaremos como base la Empresa ABC que comercializa un único artículo (mgie), cuyo precio varía en razón del color de dicho artículo, de acuerdo con el siguiente cuadro:

    Este artículo además, por políticas de la empresa, solo es comercializado en paquetes de 24 unidades cada uno.  Con el objetivo de incentivar las ventas, la empresa ofrece una política de descuentos, así entonces, cuado el monto total de la venta supera los $ 500.000 otorga un 3% de descuento sobre el total, ahora bien si el monto supera los $ 800.000 el descuento será de un 5% sobre el total.

    Debido a lo importante que es el flujo de efectivo para la empresa, ésta ha decidido aplicar también un descuento especial para fomentar el pago al contado, siendo este de un 2% (sobre el monto total, una vez realizados los descuentos por volumen).  Las otras opciones de pago que ofrece es dentro de los 30 días siguientes al de la venta, caso en el cual esta empresa no ofrece descuento alguno.  Además, ahora ha incorporado también el pago con tarjeta de crédito, pero esta forma de pago tiene un costo para la empresa debido a las comisiones que debe cancelar, razón por la cual ha decido sobrecargar el monto total de venta en un 1,5% cada vez que uno de sus clientes decida pagar su compra con tarjeta de crédito.

    Teniendo en cuenta todas estas cuestiones, ahora deberemos construir un formulario muy fácil de usar, pero que nos permita considerar todos los factores que condicionan el precio final de venta de los artículos.

Construcción del Formulario

    En primer lugar abriremos un libro en blanco, en el cual llamaremos "formulario" la primera hoja de dicho libro.    Si bien es cierto, que usted puede construir el formulario de la forma que le sea más cómoda o  agradable, le recomendamos que siga los pasos y posiciones que le indicamos en este ejemplo, con el objetivo que se más fácil la revisión en caso de que se comentan errores.

    A modo de guía, utilizaremos  el resultado final que se desea obtener con dicho formulario:

   Como podemos apreciar, el formulario abarcará desde B4 hasta H19, por lo que pintaremos el fondo de esta área  y además le daremos formato a los bordes. El área entre B2 y H2 la uniremos para colocarle un título al formulario, conjuntamente le aplicaremos formato al texto hasta obtener el efecto deseado.

    A continuación lo que haremos será construir la estructura de dicho formulario, para lo cual le daremos formato a las distintas celdas que formarán parte de él.  Comenzaremos por las celdas donde se reflejará la cantidad (G7), el precio unitario (G9), agregaremos una celda para realizar un subtotal (G11).  Posteriormente diremos que en G13 calcularemos el eventual descuento por volumen y en G15 el descuento por pronto pago, para finalmente calcular el  total definitivo en la celda G17. 

    Luego crearemos una tabla que contenga la relación entre el color y el precio del artículo, ha dicha área le daremos el nombre de color.  En el caso de nuestro ejemplo lo hemos hecho en el rango B37:C41.  También insertaremos unas etiquetas de texto para hacer referencia a los controles que posteriormente agregaremos ("Seleccione su Color" y "Cantidad").

    Pues bien, lo que ahora corresponde hacer es agregar los distintos controles.  El primero que agregaremos será el cuadro combinado.  Una vez hecho esto, le vincularemos a la celda G9 (LinkedCell) y además le asociaremos el área color (ListFillRange).  A la propiedad BoundColumn le asignaremos el valor de "2".  Luego para hacerlo más llamativo, le daremos formato al texto (Font) y además le daremos color al texto con la propiedad ForeColor.

    Posteriormente insertaremos el control de número, lo dimensionaremos con el mouse hasta que tenga el aspecto deseado.   En cuanto a sus propiedades, lo vincularemos la celda "G7" que es donde queremos que aparezca la cantidad que esta siendo cotizada.  Debido a que el artículo en cuestión sólo se vende por paquetes de 24 unidades, asignaremos este valor a la propiedad SmallChange, luego a la propiedad Min le asignaremos igual cantidad y a la propiedad Max, le asignaremos un valor lo suficientemente alto, por ejemplo 2000.

    Nos queda ahora realizar todo aquello correspondiente a los descuentos, con el objetivo de evaluar si el monto de venta será objeto o no de descuento por volumen introduciremos la siguiente fórmula den dicha celda:

        =REDONDEAR(G11*SI(G11<500001;0;SI(G11<800001;-0,03;-0,05));0)

    Lo que estamos haciendo en primer término es redondear el resultado obtenido del cálculo a cero decimales.   Luego la fórmula nos permite evaluar si el monto de ventas (G11) cumple con alguno de los requisitos para que sean aplicables los descuentos, indicando en cada caso la cuantía de cada uno de los descuentos en tanto por uno.

    Es tiempo ahora de insertar un nuevo control, el cual se trata en realidad de tres botones de opción que se comportarán como un único control.   Para esto sólo lo seleccionamos de la barra de herramientas dicho control y lo insertamos, para luego dimensionarlo con el mouse a nuestro gusto.  A través de la propiedad Caption le daremos el nombre visible a dicho botón, siendo en el primer caso "Efectivo".   A través de la propiedad LinkedCell vincularemos este control con la celda "C16", para finalmente a través de las propiedades Font, BackColor y ForeColor configuraremos la apariencia de dicho botón hasta obtener el resultado deseado.

    Luego repetiremos estos mismos pasos con los dos botones siguientes, solo que en este caso Caption tomará los valores "30 días" y "Tarjeta de Crédito" en cada caso.  En cuanto a las celdas vinculadas, estás serán "C17" y "C18" respectivamente.  Luego de esto alinee los distintos botones con el mouse hasta que den una imagen de bloque.

    Si realizó correctamente todos los pasos, al probar los controles de opción podrá comprobar que éstos devuelven el valor de "VERDADERO" o "FALSO" en las distintas celdas vinculadas, dependiendo si éstos han sido seleccionados o no.   Pues bien, nos basaremos es esto último para construir la fórmula o algoritmo que nos permita calcular el eventual descuento o sobrecargo según corresponda. 

    Así entonces, introduciremos la siguiente fórmula en la celda "G15":

  =REDONDEAR((G11+G13)*SI(C16=VERDADERO;-0,02;SI(C17=VERDADERO;0;0,015));0)

    Al igual que en el caso anterior, esta fórmula comienza redondeando el resultado final a cero decimales, luego hace un calculo previo del monto al cual eventualmente le serán aplicados los descuentos o sobrecargos, esto es al subtotal menos el descuento por volumen.   Posteriormente la fórmula evalúa la condición de las distintas celdas vinculadas, para de esta forma establecer si el descuento le será aplicable o no, o si, muy por el contrario, deberá aplicársele un recargo.

    Finalmente, le daremos formato a las celdas vinculadas a los cuadros de opciones, eligiendo un color igual al del fondo, esto para ocultar el pequeño "truco" que hemos realizado para relacionar los cuadros de controles con otras celdas y fórmulas.