Transmisión documentos
III Oportunidades |
Factores estratégicos
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1) Favorece el just in time
Este sistema de planificación
exige tal sincronización entre cliente y proveedor para que
los pedidos estén siempre a tiempo que necesita el soporte
de un sistema de 
información
interempresarial como el EDI, que permite que varias organizaciones
funcionen como si se tratara de una sola. Mayor rapidez en las
confirmaciones de las ofertas y los pedidos. Además, las
empresas se ahorran los costes de franqueo, copia, archivo, distribución
y toma de datos. Gracias a la rapidez con que se gestionan los
pedidos mediante EDI, las empresas pueden reducir al mínimo
sus existencias en almacén, lo que origina un importantísimo
ahorro
de costes de mantenimiento de inventarios.
2)
Mejor control de activos
El EDI permite un mejor control
del movimiento de los activos de la empresa. Actualmente el grado
de automatización de los almacenes es muy elevado, de
forma que se facilita el control de las existencias. Pero también los
activos fijos son susceptibles
de controlarse automáticamente. Keegan y Portik en su
artículo futurista describen cómo los activos fijos
de la empresa (maquinaria, automóviles, etc.) disponen
de un pequeño chip con memoria y capacidad para enviar
mensajes al ordenador central sobre su situación y estado
actual.
3) Ventajas
aduaneras y en el transporte
Al presentar de antemano los
documentos se facilita la tramitación administrativa de
los bienes que se transportan y reducen las paradas en los puestos
aduaneros, fiscales y sanitarios. Especialmente se agiliza la
burocracia aduanera. Incluso se ha creado y normalizado el Documento Único
Aduanero como parte
del EDI.
4) Facilita
relaciones comerciales entre paises
El EDI facilita las relaciones
comerciales con otros países. El EDI es una lengua común
que permite
salvar las barreras del idioma,
gracias a la normalización de los mensajes. Sin embargo
en otras ocasiones actúa como freno, por ejemplo, algunas
empresas americanas que deseaban entrar en el mercado europeo
y utilizaban las normas americanas encontraron muchos problemas
para adaptarse al EDIFACT.
5) Servicio
a clientes
El EDI puede contribuir a mejorar
la imagen y el servicio ante los clientes. Gracias a la disminución
de errores en el proceso, los pedidos de los clientes son atendidos
con mayor eficiencia. Además, el que haya unas relaciones
más fluidas entre clientes y proveedores permite nuevas oportunidades.
Suele citarse el caso de la
cadena de supermercados de juguetes Child World, que consiguió
que uno de sus mayores proveedores, Fisher Price, le concediera
descuentos y tratos preferenciales por comunicarles la evolución
de las ventas de sus productos día a día, obtenida
directamente de los terminales punto de venta en el supermercado.
Fisher Price usa dicha información para afinar sus campañas
publicitarias. Como vemos, en este caso el cliente es a su vez
proveedor de información, y esa información tiene
un precio, que se materializa en el descuento obtenido.
6) Refuerza las relaciones y uniones estratégicas
entre las empresas
El EDI puede considerarse una
ventaja estratégica para las empresas que disponen de
este sistema, y una
barrera de entrada
a aquellas organizaciones que no funcionen con EDI. En sectores
económicos en los que existe una gran empresa y muchos
proveedores, la empresa grande puede impone a éstos que
sean capaces de utilizar el EDI.
Sin embargo, hay que ser prudentes
porque también el EDI puede producir monotonía y pérdida de
identidad en las relaciones
comerciales. Esta pérdida de identidad puede llegar a
extremos verdaderamente peligrosos, como la toma de decisiones
automática. Hoy en día, cualquier persona da instrucciones
a su banco para que compre o venda valores con unas condiciones.
Nada impide que se diseñen programas de Inteligencia Artificial
con plena capacidad para tomar estas u otras decisiones de compra-venta.
Es viable que sea un agente informático quien busque las
ofertas más atrayentes, por ejemplo en redes como Internet
y posteriormente realice el pedido utilizando el EDI.
7) Información para la toma de
decisiones
Si bien es posible que una
empresa utilice EDI simplemente como medio de comunicarse con
otras, en
general el EDI se integra con las aplicaciones del usuario. Esta forma de aplicar el EDI exige
que los sistemas de información internos de cada empresa
se adapten a la información que tienen que enviar y recibir.
En definitiva, se
incrementa la disciplina interna en la formalización de
los datos.
Dando un paso adelante, el
EDI permite realizar una reingeniería de los procedimientos.
De esta forma se implantan nuevas metodologías de organización
como la mecanización de los flujos de trabajo con la que
se gestiona la circulación de documentos en el interior
de la propia empresa. En resumen, al implantar sistemas EDI se
consiguen mejoras en la disponibilidad de la información
para la toma de decisiones, ya que aumenta la integración
de información e informática.
8) Cambio cultural
El EDI produce un importante
cambio cultural en la empresa. El EDI supone más esfuerzo
de organización que técnico. También desde el punto de vista de la
organización pueden surgir problemas al incorporar un
sistema EDI. Inicialmente se pueden producir desajustes organizativos.
El EDI representa una filosofía de empresa que requiere
que se recicle buena parte del personal, con todo lo que supone
de traumático el cambio.
