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Transmisión documentos III Oportunidades |
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Las tecnologías de la comunicación desempeñan un papel creciente en las relaciones empresariales, lo que afectará notablemente a las actividades típicas de contables, auditores y analistas financieros. Disminuirá el personal ocupado en tareas administrativas dentro del departamento de contabilidad.
a) Pagos y cobros electrónicos
Serán tan frecuentes que los departamentos de cuentas a cobrar y pagar serán más reducidos.
b) Conciliaciones de saldos automáticas
Las conciliaciones de saldos se automatizarán debido a la popularización de programas que comprueban el saldo del ordenador de la empresa con el saldo del ordenador del banco. Los problemas que surjan aparecerán en la pantalla y serán resueltos desde los propios departamentos de compras o ventas.
c) Automatización de parte de la contabilización
También el EDI permite la automatización de parte de la contabilización de los asientos relacionados con aspectos comerciales. En definitiva, liberado de las tareas administrativas, se consolida el papel del contable como auténtico gestor de la información empresarial.
Utilizar EDI supone un paso adelante en viejo sueño: la oficina sin papel. En los últimos años, la ofimática u oficina informatizada ha experimentado un notable desarrollo, debido no sólo al bajo precio de los ordenadores personales sino a la utilización de entornos de trabajo altamente virtualizados, basados en la metáfora del escritorio, según la cual la pantalla del ordenador es la mesa de trabajo. De esta forma, el usuario, sea administrativo o directivo dispone en su ordenador de un verdadero escritorio, con agenda, procesador de textos, papelera, calculadora, correo electrónico, etc. El EDI es un elemento más que se suma al sistema de información de la oficina.
El EDI permite aumentar simultáneamente la rapidez en la gestión y reducir el número de errores. Con procedimientos convencionales de elaboración de la información, satisfacer el requisito de oportunidad de la información contable, produce a menudo una disminución de la fiabilidad. Una solución para que la información sea oportuna, sin perder fiabilidad, pasa por la incorporación de las nuevas tecnologías de las telecomunicaciones a la empresa, como el EDI, que permite reducir el número de errores en las facturas, lo que se traduce en incremento de la fiabilidad. Según Manuel Pereira, presidente de Simpro España, el 50% de las facturas en nuestro país contienen al menos un error, [Expansión (1993)]. Esto es posible porque los datos recibidos directamente de ficheros y aplicaciones informáticas contienen menos errores que los que se introducen a mano. Por otro lado, los datos transmitidos por el ordenador se procesan más rápidamente que los enviados por correo e introducidos manualmente.
- Ordenador y modem
- Software EDI, que depende de las necesidades de la empresa, y del contrato de mantenimiento
- Darse de alta en el centro de compensación
- Costes de formación del personal
- Adaptaciones en el software de la empresa o software de integración
- Rediseñar las aplicaciones informáticas utilizadas en la empresa para enlazarlas con el sistema EDI
El coste de explotación del EDI normalmente es menor que el de los sistemas tradicionales, como el correo y el fax. En general, las transmisiones son muy cortas por lo que las tarifas de uso de líneas telefónicas son más moderadas. En ocasiones se paga un canon que es independiente del uso que se hace de las mismas. Entre los costes de explotación también hay que incluir las tarifas mensuales del centro de compensación.
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