06. El Departamento de Compras

1) Concepto

¿Los empleados de su empresa todavía llenan formularios en papel para adquirir suministros? El impacto de los negocios electrónicos en los departamentos de compras es importante tanto para captar nuevos proveedores como para optimizar los procesos de compra. Se habla de e-procurement. En este departamento se realizan las siguientes actividades:

  • El aprovisionamiento
  • Relaciones con proveedores
  • Captar proveedores

En todas ellas Internet puede desempeñar un papel clave.


Entre el 40 y el 80% de las empresas europeas -dependiendo del sector- realizan compras online. En España, la mitad.

2) Aprovisionamiento electrónico

El aprovisionamiento electrónico, o e-procurement, tiene como objetivo optimizar los procesos de aprovisionamiento de las empresas mediante la creación de centros virtuales de compras personalizados para cada empresa, utilizando las ventajas que Internet ofrece en este tipo de transacciones. Las empresas pueden realizar todas sus compras (material de oficina, equipos informáticos, piezas de recambio, servicios de impresión, viajes de empresa, etc.) de forma electrónica.

Están encontrando su campo inicial de utilización en aquellas funciones de compras que tradicionalmente han sido las más complicadas y problematicas de gestionar, las llamadas MRO (Mantenimiento, Reparaciones, Operaciones), que no forman parte directa de la cadena de producción, tales como material de oficina, equipos informáticos, piezas de recambio, servicios de mantenimiento, servicios de impresión, viajes de empresa etc. Se incluyen dentro del epígrafe de compras generales y en algunos sectores llegan a suponer el 40%-60% del coste total del negocio.

 

El e-procurement

 

El e-procurement aporta muchas ventajas a las organizaciones. Entre otras podemos destacar las siguientes:

  • Reducción de los costes administrativos. Mediante el aprovisionamiento electrónico, se estima un ahorro en los costes administrativos del proceso de solicitudes de compra de aproximadamente un 70%.
  • Reducción de los precios de adquisición de las mercancías y servicios de un 5 a un 10%. Reducción de las solicitudes de compra fuera de contrato; incremento del uso de los proveedores preferidos; mejoras en la negociación con dichos proveedores.
  • Reducción del tiempo requerido para completar el ciclo de compra. E-procurement reduce significativamente el tiempo requerido para procesar una solicitud de compra en un 50/70%.

Tanto las organizaciones de compra como los proveedores pueden beneficiarse de las ventajas del aprovisionamiento electrónico. A las ventajas mencionadas anteriormente, hay que añadir las proporcionadas a los proveedores: automatización de la recepción de pedidos, reducción de los costes asociados, reducción de errores y devoluciones y, sobre todo, el valor añadido a la utilización de un nuevo canal de venta: Internet.

El modelo de empresa más actual está basado en comunidades de aprovisionamiento electrónico que establecen un repositorio centralizado de contenido y gestión de transacciones, donde integran los catálogos de múltiples proveedores.

La empresa que proporciona este servicio se responsabiliza de desarrollar y mantener la comunidad, de integrar los proveedores en un catálogo unificado, de garantizar la calidad y vigencia de los datos, de proporcionar servicios de búsqueda y de actuar de intermediario en las transacciones, desarrollando y manteniendo convertidores de protocolo entre los clientes y los proveedores.

 

 Resistencias para poner en marcha el e-procurement
Algunos Directores de Compras recelan del e-procurement porque sienten amenazado su trabajo o al menos exige un fuerte cambio de procedimientos y cultural en la empresa.
Los intermediarios se sienten amenazados porque su función puede desaparecer.
Los proveedores ven como los márgenes se estrechan.

3) Gestión de las Relaciones con los Proveedores (SRM)

Si en la gestión de las relaciones con los clientes hablábamos del CRM, la Gestión de las Relaciones con Proveedores (SRM o Supplier Relationship Management) permite conectar con los proveedores de la empresa en tiempo real para controlar todas las categorías de gastos y mejorar el rendimiento general de los proveedores. Una lista con algunos de los principales programas informáticos de SRM en Vendor-showcase (http://www.vendor-showcase.com/ES/category/271/Gesti-n-de-las-relaciones-con-los-proveedores-SRM.html)

 

Muchos ERP (Sistemas Integrados de Gestión) incorporan módulos de SRM para:

  • Intercambiar información en tiempo real con proveedores
  • Admitir todo el proceso de origen a liquidación de bienes y servicios
  • Proporcionar una visión detallada de las capacidades y el rendimiento de los proveedores

4) Ejemplos

  Procesamiento manual de compras versus SRM

El siguiente gráfico describe el sistema actualmente utilizado en la Universidad de Zaragoza para realizar una compra de 1 ordenador. ¿Se le ocurre alguna mejora mediante SRM?

 

Spoiler: Highlight to view

Son muchas las posibles mejoras en el procedimiento, desde la implantación de un SRM para evitar el procesamiento manual de los pedidos informáticos al empleo del mero correo electrónico o la implantación de un sistema basado en subastas electrónicas de compra, que dotaría de mayor transparencia a la compra en una administración pública, así como la posibilidad de obtener mejores precios.

Web seleccionada: Peoplesoft SRM de Oracle. Veamos un pantallazo de su aplicación de SRM

Otro pantallazo, en este caso del sistema SAP

 

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