La empresa dispone
de una serie de recursos, materiales y humanos, gracias a los cuales se consiguen
llevar a cabo las tareas necesarias para cumplir sus objetivos. Para que esto
funcione es precisa una coordinación y organización de todos
ellos. La organización consiste en describir la estructura en que se
materializa, cómo se relacionan las distintas partes entre sí
y qué requisitos hacen falta para su funcionamiento.
Indudablemente
el recurso más importante de que disponen las empresas son sus empleados.
Constituyen el elemento más importante de la organización. Por
tanto es imprescindible definir la política de personal y captar las
personas adecuadas, para más adelante esforzarse en asegurar su permanencia.
Esto que es cierto siempre, resulta vital en el caso de empresas de servicios,
ya que el producto resulta en muchas ocasiones inseparable de las personas
que lo prestan.
El proceso se
inicia determinando las funciones básicas en que se pueden dividir
las distintas tareas, atendiendo a su especialización y en paralelo
la agrupación en torno a departamentos o secciones (que también
se pueden denominar divisiones, áreas, gerencias...). El departamento
es pues, la unidad fundamental de gestión (usaremos siempre esta denominación
para simplificar). Lo más frecuente es crearlos atendiendo a las distintas
funciones empresariales (marketing, producción, finanzas, recursos
humanos...) cuya amplitud y ámbito de tareas puede ser muy variada.
Sin embargo existen muchas otras posibilidades en función de la mejor
manera de adaptar y gestionar los recursos: puede optarse por la estructura
organizada en base a territorios, clientes, líneas de negocio o de
productos, tecnologías utilizadas e incluso fórmulas mixtas.
Cada una de estas seccciones puede a su vez, dividirse en otras secciones
de menor tamaño y así sucesivamente.
Pero además,
es necesario establecer las relaciones que se producen entre los departamentos
y entre los distintos niveles dentro de cada uno. Esto significa establecer
las líneas de responsabilidad y autoridad, con el complemento imprescindible
de los flujos de información. Existen también diversas formas
de diseñar este conjunto de relaciones, optándose frecuentemente
por fórmulas mixtas.
La descripción
gráfica de la organización se muestra en el correspondiente
organigrama, que refleja tanto la agrupación (o división, según
se mire) en departamentos, como las relaciones entre todos ellos.
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Resulta imprescindible describir la estructura básica de la organización, de manera que quede claro a qué parte de la misma corresponde cada función y cómo se hallan distribuidas las responsabilidades. Al fin y al cabo, cada uno de los planes que estamos diseñando debe tener asignado un “propietario”. |
El componente
más importante de la estructura está compuesto por los diferentes
puestos de trabajo, cada uno de los cuales lleva asociado un nivel de autoridad
y de responsabilidad. Por tanto habrá que describir cuáles son
estas posiciones y si se dispone ya de las personas adecuadas para los puestos
de mayor responsabilidad, es conveniente hacerlo constar. En conjunto habrá
que describir la composición total de la plantilla y su evolución
a lo largo del tiempo. Para ello habrá que tener en cuenta al menos
los siguientes detalles:
- Definición
de funciones y posición en el organigrama (nivel de autoridad y responsabilidad).
- Selección
de personal. Descripción de requisitos (actitudes y actitudes). Cómo
se va a llevar a la práctica.
- Política
de retención. Es necesario tenerlo en cuenta desde el primer momento.
- Formación,
tanto inicial para el comienzo de la actividad, como con carácter
de continuidad.
- Política
salarial. Modelos de remuneración.
- Políticas de promoción y desarrollo.
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