1) La factura electrónica

En febrero de 2003, el Ministerio de Hacienda publicó un Real Decreto sobre la legalidad del intercambio digital de facturas, también denominado Factura Telemática, que reemplaza la antigua ley del intercambio de facturas (SIFMT). Los clientes pueden prescindir de la recepción y conservación de sus facturas en papel a efectos fiscales.

La imagen de arriba muestra un ejemplo de volcado de pantalla del programa Facturae.

Administración, empresas y entidades se unen para implantar la 'e-factura' en 4 años El País, (http://www.elpais.es) [28 julio 2004] Los impulsores quieren eliminar la factura de papel en un proceso similar al del euro y la peseta - La Unión Europea achaca la pérdida de competitividad frente a EE UU al escaso uso de tecnología en la gestión empresarial. LAIA REVENTÓS EL PAÍS - 28-10-2004 El 31 de diciembre de 2001 los cajeros automáticos escupían pesetas, y al día siguiente escupían euros. Meses después, la peseta desapareció. Administración, empresas y colegios profesionales españoles se han unido ahora para intentar hacer lo mismo con las facturas en papel. En el año 2008 llegará el apagón del papel y se alumbrará la factura electrónica. Al menos ése es el objetivo de Consorcio Digital, una entidad española participada por fabricantes, empresas, administraciones y algunos colegios profesionales, que pretende generalizar el uso de la factura electrónica en todas las empresas, pero sobre todo en las medianas y pequeñas, las pymes. España tiene 3,7 millones de pymes que generan cada año medio billón de facturas. La Unión Europea (UE) cuenta con más de 19 millones, representan el 99% de las empresas europeas y emiten 18 billones de facturas anuales. Por término medio, sólo el 42% de las pymes tiene acceso a Internet y, de ellas, sólo el 20% utiliza la Red para sus operaciones comerciales. La escasa implantación tecnológica en la gestión de las pymes preocupa a la UE, que achaca la pérdida de competitividad frente a Estados Unidos desde 1996, a que los estadounidenses han logrado incorporar la tecnología en la gestión empresarial. En España, el marco jurídico está listo. Por un lado, el reglamento de facturación, puesto en marcha el 1 de enero de 2004, permite digitalizar los archivos y la posterior destrucción de los tradicionales en papel y, por otro, la ley de firma electrónica que introdujo la firma digital para los ciudadanos y las personas jurídicas. Ahora sólo falta lanzar los servicios asociados que permitan a las empresas ver los ventajas que la adopción de la certificación digital aporta. La primera aplicación es la factura electrónica. El ahorro en costes directos es el principal motivo que Consorcio Digital argumenta para su masiva implantación. "Se trata de una revolución. La efactura es el servicio de valor añadido que introducirá a la empresa española en la sociedad red. Mientras que emitir una factura tradicional cuesta 1,5 euros, la efactura cuesta entre 10 y 15 céntimos. El ahorro en coste directo es del 95%", explica Jesús Campos Moreno, director general de la Asociación Nacional de Fabricantes (ANF). El ahorro en costes no es la única ventaja que aporta la factura electrónica a las empresas, sean grandes o pequeñas. También reduce, casi suprime, los espacios de almacenamiento físico de las facturas tradicionales que se guardan cinco años por ley. "Además de los beneficios ecológicos en ahorro de papel y la reducción del ciclo de cobro, con el ahorro financiero para el proveedor y el aumento de su capacidad productiva", dice el abogado Francisco de Quinto, secretario y fundador del consorcio junto con Josep Maria Vilà, director general de Indra y presidente de Aetic, centro de aplicaciones en Internet de la Politécnica de Cataluña (UPC). Para que se implante la factura telemática en cada empresa o sociedad es necesario primero obtener el certificado digital, que asegura la identidad del firmante, la integridad del mensaje y su no repudio, mediante el sellado de tiempo. Consorcio Digital, cuyo objetivo es difundir estándares y herramientas, propone un sistema de facturación telemática con firma electrónica que proporciona la Asociación nacional de Fabricantes (ANF), a su vez autoridad certificadora. La solución, de Tradise, es un módulo XML que se integra en cualquier entorno de gestión empresarial, sea un ERP o un sencillo programa de contabilidad. Se complementa con sello de tiempo para que no se repudie el documento. "Apostamos por ebXML porque la Agencia Tributaria lo considera un estándar y cuenta con apoyos internacionales, además de ser universal y libre", dice Campos. Al emisor de la efactura, implantar el módulo le cuesta de 200 a 300 euros. Para el receptor es gratuito. "Se descarga un software con el que podrá ver e imprimir las facturas con las marcas que la validan legalmente", añade Campos. La factura digital sólo es la punta del iceberg. Pedidos, albaranes, notas de abono, envío de balances al registro mercantil, contratos... son otros servicios que servirán para que las empresas perciban las ventajas de la efirma. "Sólo sirve si se vinculan a productos o servicios útiles que aumenten la productividad", según de Quinto, de Piqué y Asociados. C. DIGITAL: (http://www.consorciodigital.com) EFACTURA: (http://www.efactura.net) IPSCA: (http://www.ipsca.com)

Sólo un 5% del total de las compañías españolas emite facturas electrónicas con firma ChannelPartner.es, (http://www.siliconnews.es) [3 Febrero 2013] La utilización de la firma electrónica en España es marginal. Un nuevo informa asegura que menos del 1% de las empresas españolas utiliza la firma electrónica en su actividad de manera habitual. El informe constata que sólo un 5% del total de las compañías españolas emite facturas electrónicas con firma. De este porcentaje el 14% (lo que supone un 0,7% del total) extiende el uso del formato electrónico a todas las gestiones. El 36% admite utilizarlo para la mitad de sus facturas. El informe atribuye el fracaso de la firma digital en España a la complejidad de los sistemas y soluciones que se ponen a disposición del usuario.

Implantacion y ROI de la factura digital en Carrefour España E-global, (http://www.e-global.es), 6 de diciembre de 2005 Antes de la aprobación de la Ley de Firma Digital el 14 de Febrero de 2003, Carrefour recibía unas 20.000 facturas físicas al día, esto significaba tener que disponer de 12 Km de lineales de archivo con 8.000 containers de 64.000 archivadores y cientos de personas dedicadas a la validación de facturas. Su personal administrativo punteába 7 millones de líneas de factura al año para identificar los litigios. Actualmente, por un lado, el 93% de todas las facturas que paga Carrefour se conforman en formato EDI y, de estas, el 88% son firmadas digitalmente, y por otro emite un alto porcentaje de sus facturas y cargos con firma digital avanzada (2.800 proveedores). Ahorro en gasto de personal: 2.500.000 Euros Ahorro en gasto de archivo: 200.000 Euros Ahorro en gasto de correo: 35.000 Euros Y en El Corte Inglés... E-global, (http://www.e-global.es), 25 de noviembre de 2005 Desde Enero 2004 que entró en vigor en España el RD 1496/2003 sobre facturación electrónica el crecimiento de la facturación digital de la empresa ha sido exponencial. En octubre de 2005 el Corte Ingés intercambió 6.354.864 facturas electrónicas con sus proveedores, de las cuales el 57% de las facturas recibidas de sus proveedores incorporan firma digital. Esta empresa ya cuenta con 2500 interlocutores que participan en este programa B2B.

Algunas soluciones:

• Facturae (http://www.facturae.es). El Ministerio de Industria, Turismo y Comercio ha desarrollado la aplicación Gestión de Facturación Electrónica que permite la generación de facturas electrónicas con formato Facturae (Orden PRE/2971/2007) de una manera cómoda y sencilla. Realizado con software abierto, se trata de un programa especialmente dirigido a PYMEs, microPYMEs y trabajadores autónomos, a los que permitirá dar solución a problemas derivados del almacenamiento de facturas en papel.

• Factoffice (http://inza.wordpress.com/2009/05/26/proyecto-factoffice-add-in-en-codeplex/). Se trata de un componente (Add-in), que instalado sobre MS Office 2007 (MS Word), le habilita para la generación, recepción e intercambio de facturas electrónicas en el formato XML “facturae”. Es por tanto muy sencillo de utilizar.

• Camerfactura (http://www.camerfactura.com/). Se trata de una solución de las Cámaras de Comercio. Hay una demo (http://demo.camarafactura.es/PortalDemo/asp/accesoDemo.jsp).
• Hazteunafactura (http://www.hazteunafacturae.com). Un servicio gratuito para una necesidad puntual de obtener una factura electrónica.

Un PDF o Word con firma digital El objetivo es poder demostrar quien ha firmado un documento. En un papel normal, lo que se hace es firmarlo. En el soporte electrónico se incorpora una "firma digital". Podemos experimentar con firmas digitales en el Word o en el PDF. En el Word lo puedes comprobar yendo a [Herramientas] - [Opciones] - [Seguridad]. ...antes Ahora... No confundir una mera firma escaneada -que es fácil de copiar y además ni siquiera es "la mía"- con una firma digital. Al hacer click en la firma digital podemos comprobar su validez. pero ¡ojo!, en este caso nadie está validando la validez de la firma. ¡¡¡¡El emisor del certificado es el mismo!!!!! Ahí debería intervenir un tercer -la autoridad de certificación- o hablar personalmente conmigo para ver si soy yo... EJERCICIO: Descarge este documento firmado en Word y comprueba su firma digital. Lo mismo en este documento firmado en PDF. Trate de obtener una firma digital. Consulta en la ayuda del Word: "Agregar una firma digital a un archivo". [SELFCERT.EXE]

Solicite su e-factura en Telefónica Firma digital. La factura electrónica emitida por Telefónica de España incluye una firma digital para garantizar la autenticidad de su origen y la integridad de su contenido. El certificado utilizado para firmar la factura electrónica de Telefónica de España ha sido emitido por la FNMT (Fábrica Nacional de Moneda y Timbre) con el fin exclusivo de que usted tenga constancia de la validez y la integridad de la factura. Adicionalmente, se pueden utilizar las facturas en este formato electrónico en las relaciones con la administración, como justificantes válidos. Seguridad: las facturas en formato electrónico son firmadas digitalmente y encriptadas justo antes de la descarga en la web de Telefónica, por lo que resulta imposible su falsificación digital. Conservar las facturas: las facturas firmadas digitalmente se guardan en un fichero con formato especial (extensión fp7). En la normativa vigente se establece que “Los empresarios o profesionales que utilicen medios electrónicos e informáticos para gestionar la facturación, la contabilidad y la generación de libros y registros fiscalmente exigibles deberán conservar en soporte magnético u óptico, durante el período de prescripción, los ficheros, las bases de datos y los programas necesarios que permitan un acceso completo a los mismos, posibilitando el adecuado control”. EJERCICIO: Acceda a su proveedor de telefonía. luz o gas, como Telefonica (http://www.telefonicaonline.com) o Endesa(http://www.endesaonline.com/ES/Hogares/oficinaonline/demofactura/demofactura1.asp) y, si es cliente, solicite su e-factura. Necesitará los datos de su última factura y recibirá una correo electrónico o mensaje SMS para confirmar].

Obtenga una firma digital para su correo Observe en las siguientes pantallas un mensaje de correo electrónico que incluye una firma digital (ojo, no es la firma escrita sino el icono de la derecha!). Al hacer click sobre dicho icono comprobamos su autenticidad. [Noticia suplantan ZP] [24 ene 2006] EJERCICIO: Acceda a Instantssl (http://www.instantssl.com/ssl-certificate-products/free-email-certificate.html) y obtenga una firma electrónica válida con la que podrá enviar mensajes firmados digitalmente]

Citar como: Serrano Cinca C. (2013): "La Contabilidad en la Era del Conocimiento", [en línea] 5campus.org, Sistemas Informativos Contables <http://www.5campus.org/leccion/introduc> [y añadir fecha consulta]	[Índice]